Enighed om medarbejderrepræsentantens rolle og rettigheder

I en ny vejledning skelnes der mellem to former for inhabilitet som en hjælp til at afklare, hvordan repræsentanten for sognets medarbejdere kan forholde sig i særlige situationer.

Ifølge Kirkeministeriets Bekendtgørelse om medarbejdermøder i folkekirken og om valg af medarbejderrepræsentant i menighedsrådene skal der på medarbejdermødet vælges en repræsentant for et år ad gangen. Vedkommende har i henhold til menighedsrådslovens § 3 (se boks nedenfor) ret til at deltage i rådets møder med kommentarer og forslag, men naturligvis uden stemmeret, da vedkommende ikke er medlem af rådet.

Bekendtgørelsen og lovteksten beskriver ikke, hvordan medarbejderrepræsentanten nærmere bestemt kan indgå i menighedsrådsarbejdet. Fra tid til anden er der imidlertid opstået tvivl om blandt andet repræsentantens deltagelse i lukkede mødepunkter, indsigt i diverse bilag og om rammerne for tavshedspligt og inddragelse af sognets øvrige medarbejdere.

Når man ved lokalt opståede tvivlsspørgsmål har søgt vejledning, har fortolkningen af reglerne på henholdsvis arbejdsgiver- og lønmodtagersiden ikke altid vist sig at være helt ens. Dette skal en ny fælles vejledning gerne råde bod på. Vejledningen Medarbejderrepræsentantens rolle og rettigheder, som netop er udsendt af Kirkeministeriet, er nemlig udarbejdet af en arbejdsgruppe under Folkekirkens Samarbejdsudvalg.

Er møderne arbejdstid?
Vejledningen bemærker indledningsvist, at formålet med at have en medarbejderrepræsentant både er, at medarbejderne sikres adgang til at drøfte væsentlige beslutninger for arbejdspladsen, og at repræsentanten kan bidrage med nyttig viden til grundlaget for menighedsrådets beslutninger.

En af de ting, som har givet anledning til spørgsmål, har været, om ikke medarbejderne kunne vælge en suppleant for repræsentanten. Vejledningen slår fast, at der ikke vælges suppleant, men at medarbejderne kan afholde et ekstraordinært møde og vælge en ny repræsentant, når det måtte være relevant. Generelt kan alle sognets medarbejdere i princippet vælges, også tidsbegrænset ansatte, og når valghandlingen finder sted, er det kun medarbejderne, der skal være til stede.

Et andet spørgsmål er, hvorvidt deltagelse i menighedsrådsmøder regnes som arbejdstid for medarbejderrepræsentanten. Her findes der særlige aftaler for visse gartnere og gravermedhjælpere, men for øvrige kirkefunktionærer kan menighedsrådet i dets egenskab af arbejdsgiver beslutte, hvorvidt deltagelse i møderne skal betragtes som arbejdstid.

Grænser for, hvad der kan viderebringes
Et vigtigt punkt i den nye vejledning handler om, at medarbejderrepræsentanten har ret til at deltage i behandlingen af lukkede punkter og møder om ansættelse af præst.

”Medarbejderrepræsentanten har ret til at få mødeindkaldelse og dagsorden samt adgang til materiale til brug for behandling af punkter på dagsordenen. Dette gælder også for de punkter, der behandles for lukkede døre,” hedder det i vejledningen, som uddyber:

”Medarbejderrepræsentanten har på samme måde som menighedsrådsmedlemmer ret til at se indholdet af beslutningsprotokollen, og sendes der referat fra mødet, skal dette også sendes til medarbejderrepræsentanten.”

Her er det dog væsentligt, at repræsentanten er opmærksom på begrænsningerne i, hvornår han/hun har mulighed for at rådføre sig med øvrige medarbejdere ved kirken om drøftelserne på menighedsrådsmøderne. Det kan han/hun ikke, når det gælder punkter, der behandles for lukkede døre.

”Drøftelser med de øvrige medarbejdere skal desuden ske med hensyn til de begrænsninger, som tavshedspligten sætter. (…) Det kan f.eks. være personalesager eller sager, som indeholder oplysninger om medlemmer af menigheden,” hedder det i vejledningen.

Inhabil på flere måder
I visse tilfælde kan medarbejderrepræsentanten godt udelukkes fra at deltage i behandlingen af enkelte punkter på dagsordenen, men kun hvis vedkommende er inhabil. Derfor gør vejledningen en del ud af at beskrive, hvornår man er inhabil. Her skelnes der mellem særlig inhabilitet efter menighedsrådsloven og personlig inhabilitet efter forvaltningsloven.

Særlig inhabilitet er, ”når menighedsrådet behandler personsager, som vedrører andre kirkefunktionærer, f.eks. lønforhandlinger, ansættelse, afsked, samarbejdsproblemer eller lignende”. Her må medarbejderrepræsentanten gerne udtale sig om sagen, inden mødet forlades. Han/hun skal også have adgang til at læse både sagsfremstilling og bilag til punktet samt efterfølgende beslutningsprotokol/referat.

Personlig inhabilitet derimod er, ”når medarbejderrepræsentanten selv eller dennes nære familie har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald”. Sager af personlig interesse skal i den sammenhæng ikke forstås som sager, der ”vedrører det faglige område, som medarbejderrepræsentanten arbejder med til daglig”, eksempelvis en orgelsag, hvis vedkommende er organist. Men hvis man som medarbejderrepræsentant har overvejelser om, hvorvidt man bør erklæres personligt inhabil, har man pligt til at underrette menighedsrådet, hvorefter rådet træffer en beslutning omkring dette.

Ved personlig inhabilitet har medarbejderrepræsentanten ikke ret til udtale sig, inden vedkommende forlader mødet under det relevante punkt. Normalt har han/hun heller ikke ret til at se alle dokumenter i sagen, da ”de er nødvendige at hemmeligholde i forhold til menighedsrådets forhandlingsposition”, hvis repræsentanten eksempelvis selv er part i en konflikt, eller hvis sagen drejer sig om repræsentantens lønforhandling eller ansættelsesforhold i øvrigt. Referatet fra punktet skal repræsentanten dog under alle omstændigheder have adgang til.

Medarbejderrepræsentantens position i de forskellige situationer kan anskueliggøres som i dette skema fra vejledningen:

Ikke en TR-funktion
Medarbejderrepræsentanten kan på lige fod med såvel de øvrige medarbejdere som menighedsrådsmedlemmer naturligvis også vælges til et udvalg, som nedsættes af menighedsrådet, medmindre det er et udvalg, som ifølge reglerne skal vælges blandt menighedsrådsmedlemmer. Hvis repræsentanten indgår i et ansættelsesudvalg, gælder det dog, at vedkommende på grund af den særlige inhabilitet ikke kan deltage i forhandlingen i menighedsrådet, når den endelige afgørelse om ansættelse skal træffes.

Endelig indeholder den nye vejledning et afsnit, som klarlægger, hvad der ikke er medarbejderrepræsentantens opgaver. Heraf fremgår det blandt andet, at man ikke skal forveksle opgaven som medarbejderrepræsentant med opgaven som tillidsrepræsentant. Det indebærer blandt andet, at det ikke er medarbejderrepræsentantens opgave at fungere som bisidder for de øvrige medarbejdere, når de er part i en sag med menighedsrådet. Ej heller kan menighedsrådet pålægge medarbejderrepræsentanten at fortælle de øvrige medarbejdere om menighedsrådets beslutninger.

Vejledningen Medarbejderrepræsentantens rolle og rettigheder er udarbejdet af repræsentanter fra Organistforeningen, DOKS, FAKK, 3F, Landsforeningen af Menighedsråd og Kirkeministeriet og er godkendt af parterne i Folkekirkens Samarbejdsudvalg.

Hent vejledningen her