Vejledning om medarbejdermøder i folkekirken har fokus på gensidig information

Sammen med arbejdsgiveren skal medarbejdere i alle sogne holde møder i henhold til den statslige aftale fra OK24. Aftalen rummer blandt andet en gensidig forpligtelse til at holde hinanden orienteret om forhold af betydning for samarbejdet.

CFU-aftalen fra sidste års overenskomst indeholder en aftale om medarbejdermøder i folkekirken. Nu er der på Folkekirkens Intranet udkommet en læsevejledning til aftalens centrale bestemmelser. Den er udarbejdet i fællesskab mellem Medarbejder- og Kompetencestyrelsen og Centralorganisationernes Fællesudvalg (CFU).

I indledningen til vejledningen understreges vigtigheden af, at ”alle parter holder hinanden orienteret om væsentlige forhold af betydning for at bidrage til arbejdspladsens drift og udvikling”.

”Ved medarbejdermøderne involveres medarbejderne, når der skal træffes centrale beslutninger. [Det] skal bidrage til, at den folkekirkelige arbejdsgiver træffer beslutninger på et mere oplyst grundlag og samtidig understøtte et godt samarbejde og arbejdsmiljø, der er præget af trivsel og tillid. Et tillidsfuldt samarbejde mellem den folkekirkelige arbejdsgiver og medarbejderne forudsætter, at både den folkekirkelige arbejdsgiver og medarbejderne varetager deres funktioner i gensidig respekt for hinandens roller,” pointeres det.

Gensidig informationspligt
Vejledningen vier især plads til at beskrive aftalens centrale bestemmelser om pligten til gensidig information og drøftelse. Den uddyber dog ikke noget om medarbejdernes informationspligt, som i aftaleteksten er beskrevet sådan: ”Medarbejdere skal på medarbejdermøder informere om synspunkter og forhold hos medarbejderne, der har betydning for samarbejdet” (§2, stk. 3).

Overordnet står der i aftaletekstens §2, stk. 1: ”Den folkekirkelige arbejdsgiver og medarbejderne skal gensidigt informere hinanden om forhold, der har betydning for arbejds-, personale- og/eller samarbejdsforhold”. For arbejdsgiverens vedkommende skal der ifølge §2, stk. 2 blandt andet orienteres om aktuelle overvejelser og beslutninger om arbejdspladsens økonomi, struktur og ansættelsesforhold.

Her gælder det ifølge vejledningen, at ”information skal gives så tidligt og med et så passende indhold, at der kan gennemføres en grundig drøftelse på medarbejdermøderne, således at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for den folkekirkelige arbejdsgivers endelige beslutning”. Desuden skal den udsendte dagsorden ”have en form og struktur, så det fremgår tydeligt, hvad formålet med dagsordenpunkterne er, så medarbejderne kan forberede sig til de punkter, der er til drøftelse”.

Mødernes fokusområde
Vejledningen beskriver, hvad der ligger uden for og inden for medarbejdermødernes område. Uden for ligger forhold som ikke er lokale, men vedrører overenskomstsystemet, TR-systemet eller aftaleretten samt kirkelige myndigheders beslutninger og øvrig lovgivning. Desuden ligger daglige, ikke-principielle ledelsesbeslutninger uden for fokusområdet. Det skal vurderes konkret, om en beslutning er principiel eller ikke. Her kommer vejledningen med et eksempel:

”I et sogn er der et ungdomskor, et børnekor og et spirekor, som er et musikalsk tilbud til børn og unge i sognet. Desværre er tilslutningen blandt de yngste vigende, og det giver ikke længere mening at opretholde både et børnekor og et spirekor. Menighedsrådet beslutter derfor at sammenlægge børnekor og spirekor. Beslutningen har ingen konsekvenser for arbejdets [overordnede] tilrettelæggelse og medarbejdernes ansættelsesforhold. [Der er] alene tale om en daglig ledelsesbeslutning.”

I et andet eksempel ønsker et menighedsråd at fokusere på kirkens kerneydelser, gudstjenester og kirkelige handlinger (som der kommer flere af, da sognet er voksende), og samtidig ophøre med andre aktiviteter som salmesangsaftener og foredragsaftener, som over årene har haft begrænset succes. Beslutningen får heller ikke i dette eksempel konsekvenser for medarbejdernes ansættelsesforhold, og derfor er det ikke en beslutning, som nødvendigvis skal drøftes med medarbejderne, inden menighedsråd træffer endelig beslutning herom. Men til forskel fra det første eksempel skal menighedsrådet orientere medarbejderne om beslutningen på et medarbejdermøde.

I andre situationer har menighedsrådet pligt til – på et medarbejdermøde – at give medarbejderne mulighed for at komme med input til kommende beslutninger i rådet. Det gælder blandt andet spørgsmål om økonomi, struktur eller samarbejde med andre menighedsråd, som kan få betydning for medarbejdernes ansættelsesforhold.

”Informationen og drøftelsen skal bidrage til, at de påtænkte ændringer kan gennemføres på en måde, så ændringer skaber mindst mulig utryghed og usikkerhed hos medarbejderne,” pointeres det i vejledningen.

Derudover er der en række faste opgaver og drøftelser, man skal omkring på møderne, blandt andet arbejdspladsvurdering, årlig arbejdsmiljødrøftelse, kompetenceudvikling og spørgsmål i relation til det psykiske arbejdsmiljø. Disse fremgår af aftalens §3 og uddybes i anden del af vejledningens afsnit 3.

Rammer for møderne
På medarbejdermøderne skal kontaktperson eller daglig leder samt sognets præster deltage, mens sognets medarbejdere og (øvrige) folkevalgte menighedsrådsmedlemmer kan deltage.

Til brug i forbindelse med medarbejdermøderne skal menighedsrådet vedtage en forretningsorden, som fastlægger rammerne, og som tager hensyn til det enkelte sogns behov og traditioner. Forretningsordenen skal blandt andet definere

• antallet af årlige møder
• mødeformen, som kan være både fysisk og virtuel
• hvordan kontaktpersonen/den personaleansvarlige indkalder til møderne
• valg af medarbejderrepræsentant til menighedsrådet (for ét år ad gangen).

Desuden er der i vejledningen et afsnit om forberedelse, afvikling og referering af mødet. Om selve mødet står der blandt andet:

”Der kan være emner til behandling på medarbejdermødet, hvor deltagere på mødet har større forudsætninger og væsentlig mere viden end andre. Det er vigtigt, at der er opmærksomhed på at skabe en ligeværdig dialog og give plads til, at alle kan spørge åbent til de aktuelle emner. Drøftelserne har til formål at kvalificere menighedsrådets påtænkte beslutninger, hvor alles perspektiver har værdi.

Alle deltagere på et medarbejdermøde skal gøre sig klart, at medarbejdermøder ikke er et beslutningsforum, men et dialogforum, hvor man ikke skal blive enige, men give alle deltagere mulighed for at bidrage med deres synspunkter.

Det relationelle har betydning, særligt på arbejdspladser, hvor man ikke møder hinanden hver dag. Det kan derfor give mening, at mødelederen giver plads til den uformelle snak.”

På Folkekirkens Intranet finder man temaet ”Medarbejdermøder i folkekirken” med links til både aftaleteksten (cirkulæret), vejledningen, skabeloner til dagsorden og forretningsorden samt en introduktionsvideo. Gå til temasiden.

Se ovenstående artikel i den fulde version, som er bragt i medlemsbladets september-nummer.